Recommandations pour les orateurs/oratrices et les participant(e)s

Recommandations générales pour les orateurs/oratrices

- Toutes les présentations dureront 15+3 (Q&R) minutes.

- Il n'est pas nécessaire de commencer votre exposé par une introduction à la thermoélectricité car les participants connaissent la thématique.

- Il est important de se familiariser avec les outils de Teams et de tester votre présentation quelques jours avant celle-ci. 

- Si, pour une raison quelconque, vous ne parvenez pas à vous connecter et/ou à présenter vos diapositives à l'heure prévue, il n'y aura aucune possibilité de présenter à un autre moment.

Quelques conseils pour présenter à distance

- Il est recommandé de présenter dans une zone calme sans aucun bruit de fond et d'utiliser un casque si possible. Il est également recommandé de tester votre audio à l’avance.

- Vérifiez que toutes les autres fenêtres, notifications et sons non liés à votre conversation sont désactivés.

- Vous devez anticiper que les participants ont la capacité de prendre des photos, des enregistrements audio ou des enregistrements vidéo. En conséquence, ajuster le contenu de votre présentation en cas de confidentialité.

- Assurez-vous que vos dernières diapositives répertorient la ou les meilleures façons pour les autres de vous contacter en cas de question ou pour une éventuelle collaboration.

- N'oubliez pas que ce que vous voyez sur votre écran sera aussi vu par tous les participants. Donc, si vous visualisez vos diapositives en «mode présentateur», vos notes seront visibles par tous. De plus, par défaut, la vidéo sera activée pendant toute la durée de votre conversation.

Durant votre session

Avant votre présentation

- Votre présentation commencera exactement à l'heure prévue (sauf en cas de désistement imprévu). Envoyez un message au moins 10 minutes avant votre présentation en utilisant la fenêtre de discussion Teams pour informer le président de la session que vous êtes arrivés.

Préparez-vous au partage d’écran

- Lorsque le président de séance vous introduit, activez votre microphone et commencez à partager votre écran.

- Au bout de 12 minutes, vous recevrez un avertissement «3 minutes restantes» de la part du président de séance. Après 15 minutes, votre partage d'écran se terminera et votre microphone sera désactivé.

- À la fin de votre exposé, votre président de séance sélectionnera et lira les questions. Vous répondrez en utilisant votre microphone.

- Lorsque votre présentation et la discussion est terminée, veuillez désactiver votre microphone, désactiver votre vidéo et stopper le partage de votre écran.

Durant une autre session 

Veillez à couper votre microphone et votre caméra.  Si vous souhaitez poser des questions, utiliser le chat de Teams. A l’issue du temps de parole de l’orateur (15 min.), le président de séance posera les questions dans l’ordre reçu et les communiquera oralement à l’orateur.

En cas de difficulté technique

- Pour contacter l'assistance technique en direct, ouvrez une fenêtre de chat dans Teams pour pouvoir envoyer un message privé au président en cas de problème.

Guide pour les participant(e)s  

Les participant(e)s auront leur microphone et leur caméra coupés par défaut. Ils (elles) pourront poser des questions mais uniquement en utilisant le chat de Teams. N’hésitez pas à le faire durant la présentation. A l’issue du temps de parole de l’orateur (15 min.), le président de séance posera les questions dans l’ordre reçu et les communiquera oralement à l’orateur.